Agil: Was ist das?
Hintergrund und Kontext
Das Wort „Agilität“ taucht heute an allen Ecken und Enden auf, wenn es um moderne Arbeitsprozesse geht. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff? Und wieso kommt ihm auch im Verwaltungskontext eine immer größere Bedeutung zu?
Die Definition von agil – im Sinne von agiler Entwicklung – findet ihren Ursprung im sogenannten „Agilen Manifest“, das 2001 von einer führenden Gruppe von Softwareentwicklern erfasst und veröffentlicht wurde. In diesem Manifest wurden zwölf Prinzipien und Werte festgelegt, die das heutige Grundverständnis des agilen Arbeitens begründen.
Obwohl das Konzept aus der Softwareentwicklung stammt, wird der Begriff agil heutzutage auch häufig benutzt, um eine neue Denkweise im Projektmanagement zu beschreiben, die sich von planungsorientierten, traditionellen Ansätzen distanziert. Insgesamt basiert die Idee der agilen Entwicklung darauf, besonders flexibel und dynamisch zu sein, um sich auf unvorhergesehene Ereignisse und Veränderungen besser vorbereiten und anpassen zu können.
Unvorhergesehene Ereignisse und Veränderungen sind bei Projekten und Produkten im digitalen Kontext kaum zu vermeiden. Digitale Technologien befinden sich stets im Wandel und Ansätze, die zu Projektbeginn noch als sinnvoll empfunden wurden, können bereits ein Jahr später veraltet sein. Auch die Bedürfnisse der Nutzer:innen können sich über die Dauer eines Vorhabens verändern. Es ist wichtig, flexibel auf solche Veränderungen reagieren zu können, wenn das fertige Produkt seine Zielgruppe finden soll.
Agile Prinzipien sehen solche Szenarien explizit vor und zeichnen sich durch ihre inkrementelle und iterative Vorgehensweise aus: statt Arbeitspakete linear oder auch sequentiell in verschiedenen Phasen abzuarbeiten, wird bei der agilen Methode in kurzen Iterationszyklen gearbeitet. Am Ende jeder Iteration steht ein grundsätzlich funktionsfähiges Produkt (ein sogenanntes „Inkrement“), das jeweils flexibel angepasst werden kann, ohne das gesamte Vorhaben zu beeinflussen.
Dadurch hebt sich der agile Ansatz explizit von der klassischen Wasserfallmethode im Projektmanagement ab, die nach wie vor weit verbreitet ist (man könnte auch sagen, dass die agile Methode eine direkte Antwort auf die Wasserfallmethode ist). Bei der Wasserfallmethode werden alle Arbeitspakete und Projektphasen bereits vor dem Projektstart definiert und das finale Produkt mit allen Funktionen detailliert beschrieben. Anschließend wird jede Phase systematisch abgearbeitet, allerdings mit nur wenig Raum für Anpassungen im Laufe der Entwicklung.
Es gibt selbstverständlich Projekte, die sich für einen solchen sequentiellen Ansatz gut eignen, insbesondere dann, wenn der Auftraggeber schon eine sehr genaue Vorstellung vom finalen Produkt hat. Für innovative Lösungen, bei denen das Endprodukt zu Beginn noch nicht klar umrissen werden kann, entspricht ein agiles Vorgehen jedoch eher den Anforderungen und Realitäten solcher Vorhaben. Hier ist ein flexibler Umgang mit Änderungsanforderungen seitens des Auftraggebers grundsätzlich immer möglich, wenn sich etwa die Rahmenbedingungen oder Prioritäten im Laufe des Projekts ändern.
| Wasserfall | Agil |
|---|---|
| Der Umfang des Endprodukts kann weit im Voraus klar definiert werden | Der Umfang des Endprodukts lässt sich erst nach Gesprächen mit Nutzer:innen und Stakeholdern klären |
| Die Anforderungen an das Endprodukt sind klar definiert und werden sich während der Projektlaufzeit kaum bis gar nicht ändern | Die Anforderungen an das Endprodukt müssen erst noch ermittelt werden und können sich im Laufe des Projekts noch ändern |
| Ergebnisse werden erst nach Ende der Entwicklungszeit erwartet | (Zwischen-)Ergebnisse werden so schnell wie möglich erwartet |
| Der Stakeholder-Kreis ist eher klein und/oder vertritt einheitliche Perspektiven | Der Stakeholder-Kreis ist eher groß und/oder vertritt diverse Perspektiven |
| Der Auftraggeber wünscht sich keine aktive Mitwirkung im Entwicklungsprozess | Der Auftraggeber wünscht sich eine aktive Mitwirkung im Entwicklungsprozess |
Welche Prinzipien stecken hinter den agilen Methoden?
Im „Agilen Manifest“ wurden 12 verschiedene Prinzipien für agiles Arbeiten definiert. Diese lassen sich in folgende vier Grundprinzipien zusammenfassen:
Der Fokus sollte stets auf den Bedürfnissen der Nutzer:innen liegen
Dienstleistungen und Produkte sollen kontinuierlich verbessert werden
Die Zusammenarbeit im Team sollte kontinuierlich verbessert werden
Das Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als das Befolgen eines Plans
Die folgenden Erläuterungen der Prinzipien dienen dem Grundverständnis einer agilen Arbeitsweise, auf die später noch einmal ausführlicher eingegangen wird (s. Kapitel 1.3).
1. Der Fokus sollte stets auf den Bedürfnissen der Nutzer:innen liegen
Bei der agilen Vorgehensweise stehen grundsätzlich die Nutzer:innen und ihre Bedürfnisse an erster Stelle. So soll verhindert werden, dass ein Produkt entwickelt wird, das am Ende unbrauchbar ist, weil niemand es nutzen möchte. Entsprechend sollte frühzeitig und regelmäßig Feedback von Nutzer:innen eingeholt und auch berücksichtigt werden.
2. Dienstleistungen und Produkte sollen kontinuierlich verbessert werden
Agiles Arbeiten impliziert, dass das Produkt oder die Dienstleistung in verschiedenen Iterationen kontinuierlich verbessert wird. Das heißt konkret: Für jeden Zyklus wird an einer spezifischen Funktion oder einem Aspekt des Produkts gearbeitet, das im Anschluss von Nutzer:innen getestet wird. Am Ende jeder Iteration steht ein Produkt mit einem neu erarbeiteten Feature, das bei der nächsten Iteration wieder um ein weiteres neues Feature ergänzt wird. Der Prozess der schrittweisen Entwicklung ermöglicht es, die Komplexität bei der Entwicklung eines digitalen Dienstes herunterzubrechen, Feedback-Schleifen zu verkürzen und Nuzer:innenbedürfnisse besser zu berücksichtigen.
3. Die Zusammenarbeit im Team sollte kontinuierlich verbessert werden
Das Ziel der agilen Herangehensweise bezieht sich nicht nur darauf, wie möglichst schnell ein funktionsfähiges Produkt geschaffen werden kann. Agilität fokussiert sich auch darauf, wie das Team selbst möglichst effizient und effektiv zusammenarbeiten kann. Dies kann nur funktionieren, wenn die Teammitglieder:innen auch regelmäßig miteinander kommunizieren und im Austausch stehen. Ein fester Bestandteil der agilen Herangehensweise ist daher auch ein regelmäßiges, internes „Einchecken“ im Team – viele Teams machen solche Check-ins sogar täglich.
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4. Das Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als das Befolgen eines Plans
Agile Methoden sind keine Erfolgsgarantie, aber sie ermöglichen es Teams, Hindernisse und Risiken besser anzugehen und mehr Freiraum für Experimente zu schaffen. Das liegt daran, dass ein agiles Vorgehen es ermöglicht, potenzielle (oder bereits existierende) Probleme frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Größere Probleme oder Misserfolge können beispielsweise verhindert werden, indem man sich regelmäßig verbesserte Versionen eines Produkts (z. B. als „Prototypen“) zeigen lässt, die auf Qualität und Funktionalität getestet werden.
Basierend auf dem Feedback sollte das Team anschließend stets prüfen, ob der Prototyp noch den Anforderungen und Bedürfnissen der Nutzer:innen gerecht wird (und kein „too big to fail“-Projekt wird) und die Pläne für die weitere Produktentwicklung entsprechend anpassen.