Startschuss!
Den passenden Rahmen für Ihr Produkt festlegen
Sie haben einen Bedarf festgestellt und sind zu der Entscheidung gekommen, ein digitales Produkt – also eine Webseite, Applikation, Software o.ä. – ist die richtige Lösung? Die folgenden Hinweise helfen Ihnen dabei, die ersten Schritte und Überlegungen zu unternehmen, um sich einen Überblick über Ihr Vorhaben zu verschaffen.
Sprechen Sie mit den Bedarfsträger:innen und Nutzer:innen
Letztlich ist es das Ziel jedes IT-Produkts, den Nutzenden (das können Verwaltungsangestellte oder Bürger:innen sein) eine gute Nuzer:innenerfahrung zu bieten. In Verwaltungen werden digitale Anwendungen jedoch zu häufig noch aus Anbieter- statt aus Nutzer:innensicht entwickelt. Stellen Sie deshalb sicher, die Zielgruppen frühzeitig in den Prozess einzubeziehen – also noch bevor Sie anfangen, ein Produkt zu skizzieren und zu entwickeln. Die zentrale Frage sollte lauten: „Welches Problem soll aus Sicht der Nutzenden gelöst werden?“. Die Prioritäten der Nutzenden sind fast immer anders gelagert als die der Anbieter, aber nur Erstere entscheiden über den Erfolg des Vorhabens.
Lesen Sie mehr über die Einbindung von Nutzer:innenperspektiven in Ihr Produkt
“Wie wir Nutzer:innen verstehen und in den Entwicklungsprozess einbeziehen” von DigitalService Bund
Beim Nachbarn abschreiben: Nicht nur erlaubt, sondern erwünscht
Für viele Probleme wurden schon einmal Lösungen gefunden, die sich insbesondere im Bereich der Open Source-Entwicklungen gut recherchieren lassen und auf die aufgebaut werden kann. Häufig haben einzelne Kommunen oder Landkreise bereits ähnliche Entwicklungsvorhaben angestrebt, sodass ein Austausch lohnenswert sein kann und nicht bei Null begonnen werden muss. Idealerweise können Sie auf diese Weise schon zu einem ersten funktionsfähigen Produkt (ein sogenanntes „Minimum Viable Product“) gelangen, das im weiteren Prozess nur noch angepasst werden muss (siehe Punkt "Kaufen oder entwickeln? Sie haben die Wahl").
In Vorbereitung auf eigene Entwicklungsvorhaben oder die Entscheidung für den richtigen Anbieter ist es zudem hilfreich, die Entwicklungspfade digitaler Technologie zu verstehen. Eine regelmäßige Technologie- und Anbieterschau im internen Prozess bietet Inspirationspotenzial für eigene Anwendungs- und Entwicklungsideen und kann langfristig davor bewahren, auf eine auslaufende Technologie oder den falschen Anbieter zu setzen.
Brechen Sie das Produkt auf das Wesentliche herunter
Vorsicht vor der Komplexitätsfalle! Großprojekte mit mehreren Jahren Laufzeit und Millionenbudgets lassen sich kaum zuverlässig planen und umsetzen. Setzen Sie sich stattdessen das Ziel, in möglichst kurzer Zeit ein erstes rohes Produkt mit den zentralen Kernfunktionalitäten („Minimum Viable Product“) zu entwickeln, das dann schrittweise getestet, verfeinert und ausgebaut wird. Behalten Sie das Endziel im Blick, aber widerstehen Sie der Versuchung, spätere Projektphasen und Features bereits zu Beginn detailliert zu spezifizieren – die Erkenntnisse, die aus Ihrem ersten Prototypen und dem Testing gewonnen werden, können noch vieles ändern! Mit Blick auf die Auftragsvergabe kann so auch mit einem kleinen Budget ein erster Prototyp oder eine niedrigschwellige Pilotphase entstehen, um das Produkt zu konkretisieren und zugrundeliegende Annahmen zur Nutzer:innenerfahrung zu überprüfen.
Machen Sie das Produkt zu Ihrem Produkt!
Viele IT-Projekte in der Verwaltung scheitern an unklaren Zuständigkeiten. In der digitalen Produktentwicklung müssen im Prozess ständig Entscheidungen getroffen werden, die über die Qualität des Ergebnisses entscheiden. Wird im Voraus nicht definiert, wer diese Entscheidungen trifft, muss das gesamte Produktteam viel Zeit in langwierigen Abstimmungsrunden verbringen – ein Todesstoß für die agile Produktentwicklung. Legen Sie deshalb von Anfang an fest, wer die operative Verantwortung für das Produkt trägt und entsprechend in der Lage ist, Entscheidungen auch eigenständig zu treffen.
In der überwiegenden Zahl der Fälle ist es sinnvoll, diese operative Verantwortung in der zuständigen Verwaltung zu behalten und nicht an einen externen Dienstleister zu übertragen. Der Dienstleister ist zwar für die technische Entwicklung zuständig, doch die Verwaltung sollte definieren, was die Bedarfe und Anforderungen sind und wie diese am Besten von einem Produkt adressiert werden können. Bedenken Sie: Das Produkt wird am Ende als ein Angebot der Verwaltung gesehen und nicht als Angebot des Dienstleisters. Entsprechend sollte die Verwaltung auch von Anfang an Verantwortung übernehmen und den Entwicklungsprozess maßgeblich steuern.
Schaffen Sie Synergien statt Insellösungen
Bei der Entwicklung von IT-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung steht das fertige Produkt selten für sich alleine. In den meisten Fällen steht ein IT-Produkt in Beziehung zu anderen Produkten oder Dienststellen, mitunter auch außerhalb der eigenen Verwaltung. So sind Geodaten nicht nur für das Straßen- und Grünflächenamt relevant, sondern lassen sich durch richtige Verknüpfung auch in anderen Fachbereichen – etwa mit Blick auf Nachhaltigkeit und soziale Infrastrukturen – sinnvoll nutzen.
Sie wissen schon im Voraus, dass Ihr Produkt Relevanz für andere Systeme oder Abteilungen haben wird? Dann nehmen Sie Kontakt mit relevanten Stellen auf, um möglichst schnell Synergien zu erkennen und die Entstehung von Parallelstrukturen zu vermeiden. Falls nicht: Reden Sie möglichst früh in der Öffentlichkeit über Ihr Produkt! Präsentieren Sie es bei Sitzungen oder Fachkonferenzen innerhalb der Verwaltung, um Kolleg:innen auf Ihr Produkt aufmerksam zu machen. So können Sie weitere potenzielle Synergien entdecken und nebenbei auch wertvolles Feedback zu Ihrem Produkt sammeln.