…und was jetzt?
Über die Entwicklung hinaus denken
In einem agilen Projekt wird ein Produkt entwickelt, getestet, verbessert, nochmal getestet, nochmal verbessert... doch irgendwann steht ein fertiges Produkt. Ihre Reise ist damit aber noch nicht unbedingt zu Ende. Was bleibt noch zu tun, nachdem ein Produkt fertig entwickelt und vorgestellt wurde?
Entwickeln Sie Gutes und sprechen Sie darüber!
Das Dokumentieren und Veröffentlichen Ihres Produkts als Open Source-Projekt (z. B. auf Plattformen wie GitHub oder GitLab) zahlt sich auf vielfältige Weise für Sie und auch andere Verwaltungen aus. Sie selbst profitieren davon, indem Sie das Wissen darüber, wie Ihre digitale Lösung programmiert wurde, für alle zugänglich machen. Sollten spätere Anpassungen nötig sein, müssen Sie nicht mehr den ursprünglichen Dienstleister beauftragen, sondern können am Markt schauen, ob ein anderer Dienstleister eventuell besser zu Ihren Bedürfnissen passt. Idealerweise könnten Sie sogar selbst Anpassungen am Quellcode vornehmen, wenn Sie die benötigte Expertise im Team haben.
Wurde der Quellcode Open Source gestellt, können auch andere aus Ihrer oder anderen Verwaltungen Ihr Produkt bei sich umsetzen oder für andere Zwecke adaptieren. So können Sie dazu beitragen, den Einsatz von innovativen Lösungen in der Verwaltung zu beschleunigen, da auf bestehenden Lösungen aufgebaut werden kann (siehe „Beim Nachbarn abschreiben: Nicht nur erlaubt, sondern erwünscht.“).
Ausgediente Produkte sollten vernünftig verabschiedet werden
Nichts hält ewig – das gilt am allerwenigsten für digitale Technologien. Irgendwann kommt der Zeitpunkt, wo klar wird, dass ein bestimmtes digitales Produkt nicht mehr seinen Zweck erfüllt oder gebraucht wird. Das ist kein Scheitern, sondern völlig normal: vielleicht wird ein neues Produkt entwickelt, das die Nutzer:innenbedarfe noch besser erfüllen wird, vielleicht existiert der ursprüngliche Bedarf für das Produkt auch einfach nicht mehr.
Sobald sich eines dieser Szenarien abzeichnet, sollten Sie einen Plan entwickeln, wie das Produkt so reibungslos wie möglich aus dem Betrieb genommen bzw. „verabschiedet“ werden kann. Das heißt: die Nutzer:innen sollten rechtzeitig über die geplante Stilllegung der digitalen Dienstleistung informiert und darauf hingewiesen werden, wohin sie sich zukünftig wenden können. Intern sollten Sie dafür sorgen, dass der Lebenszyklus des Produkts – also von der Entwicklung bis hin zur Stillegung, ausreichend dokumentiert ist, damit andere aus der Verwaltung von Ihren Erfahrungen profitieren können.
Ist ein neues Produkt geplant, tauschen Sie sich am besten mit dem neuen Produktteam aus (falls Sie nicht selbst ein Teil davon sind), damit der Übergang zum neuen Produkt glatt läuft und Ihr Wissen über die Nutzer:innen und ihre Bedarfe ins neue Produktteam getragen werden kann.
Denken Sie langfristig und seien Sie vor technologischen Änderungen gewappnet
Ein häufiger Irrglaube ist, dass IT-Produkte nur einmalig entwickelt werden müssen, um dann für alle Zeiten Bestand zu haben. Zum einen müssen digitale Produkte, die Zugang zum Internet benötigen, langfristig gehostet werden, um den Zugang zum Produkt zu sichern. Zum anderen befindet sich die digitale Welt stets im Wandel, da ständig Fortschritte in der Funktion, Effizienz und Sicherheit bestimmter Technologien gemacht werden. Auch Ihr Produkt wird – ob Sie es wollen oder nicht – Teil dieses Wandels sein.
Auch wenn Sie nicht vorhersagen können, was sich ändern wird, können Sie sich in jedem Falle darauf vorbereiten. Zum einen sollten Sie bei der Budget- und Ressourcenplanung mitdenken, dass das Produkt über die Entwicklung hinaus finanziert und betreut werden muss. Wer wird z. B. für das Hosting zuständig sein? Falls Ihr eigenes IT-Management-Team diese Aufgabe übernehmen soll, sollte eine umfassende Übergabe des Produkts vom Dienstleister zum eigenen Team als Teil des Auftrags festgelegt werden.
Genauso sollten Sie bedenken, dass Ihr Produkt auch nach der initialen Umsetzung weiterhin Pflege und Wartungsarbeit benötigen wird – seien es Sicherheitsupdates, Softwareupdates oder Dienste, die mit dem regulären Betrieb einer digitalen Lösung verbunden sind.
Dabei ist es unerheblich, ob Sie einen Vertrag mit dem ursprünglichen Dienstleister unterschreiben, einen neuen Dienstleister finden (was bei gut dokumentierten Produkten durchaus möglich sein sollte) oder ein internes Team damit beauftragt wird. Hauptsache, Sie planen weitsichtig genug, um den langfristigen Betrieb Ihres Produkts zu sichern.